工作管理流程(管理者荐读)
第5章 以有限的可能,去利用无限的机遇
如果你总想完成一切、拥有一切、成就一切,那么迟早会精疲力竭。努力奋斗的过程中,你总是想要实现“更多更好”的目标。想要搏击潮头而不是溺水而亡,你必须将众多“期望目标”限制在切实可行的范围之内。宏大的构想需要聪明才智和有意识的约束,才能持续发展。
有效管理工作流程
我参加过多次广播与电视访谈节目,就是那种给你大约53秒的时间,让你来讲解健康、财富、幸福等方面秘诀的节目。由于时间的限制,我只能把所讲的内容凝练概括为最关键的部分。他们经常提到的一个典型问题是:“戴维,我们做的哪件事影响工作效率呢?”我给出的回答是:
“并不是一件事,而是5件事结合在一起影响了工作效率。大家都有自己的想法;对于自己知道需要采取行动的事情,他们并没有下定决心去做;他们不按照功能分类安排行动提示和支撑材料;他们不注意保持并及时审查全面客观记载各项工作的清单;最后一点,他们浪费精力,最终精疲力竭,被迫在眉睫需要处理的事情逼得手忙脚乱,一心希望那就是最该做的事情,但却从没体会过做对了事情的那种放松感觉。”
我如何去做呢?
拥有太多并非不可能。有一只表的人能够知道时间,有两只表的人就永远也拿不准了。
——李·西格尔
(Lee Segall)
如果不加控制,工作就会涌向能干的人那里,直到把他淹没。
——查尔斯·博伊尔
(Charles Boyle)
如果生活对人们的要求超过了人们对生活的要求(情况通常如此),那么我们对生活的憎恨就会变得像对死亡的恐惧那样根深蒂固。
——汤姆·罗宾斯
(Tom Robbins)
我只是简单地列举了工作流程管理各环节(收集、处理、组织整理、检查回顾和执行)中最糟糕的一些做法。我不能对采访者说其中任何一项是问题所在。在整个工作流程管理过程中,你可能会将其中4个环节做得非常出色,可一旦某个环节有所差池,那么整个流程就会前功尽弃。整个流程的完美程度取决于链条上最薄弱的那个环节。
多数人只是把事情记在脑子里,这样做原本就会导致流程短路。也有很多人写下很多内容,但却没有决定随后要采取什么样的行动。即使有人确实考虑要采取行动(在陷入危机模式之前),他们也没有安排行动提示,结果原本应该采取行动的时候却得不到提醒。即使有些人真正受到鼓舞,效率猛增并确实整理出了清单,其中的大多数也会放任他们的系统迅速过时、不再协调一致。发展到最后,离开了思考工具的关爱和支持,生活与工作就成了被动的反应,而不是有明确指导的行动选择。
“那么,戴维,我们该怎么做呢?”(有些采访者居然会再给我53秒去回答这个后续问题。)
“要把5个环节的最佳行为方式融为一体,”我告诉他们,“把头脑中的一切用纸和笔记录下来。出现情况及时决策,不要等到于事无补的时候。安排项目各个环节的行动提示,按照适当的类别安排随后的行动。确保系统全面并能得到及时更新,认真审查系统的合理性,确保根据直觉做出的行动(以及不行动)决策是正确的。”
我感觉原本可以说得更简洁一些:“关注积极的结果,对最重要的工作要不断采取后续行动。”但是,谁不明白这个道理呢?坚持不懈地贯彻这条原则,将其彻底融入生活的方方面面,这才是我们面临的最大挑战,要做到这一点可不那么容易。
顺便想想……
● 近期你仔细阅读过自己的工作职责(4~7个关注层面及责任)清单吗?
● 为了保证你已经明确了所有必要的项目并使它们完整无缺、符合标准,你分析过个人生活中5~10个关注层面(健康状况、财务情况、事业发展、婚姻关系等)吗?
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